Gestione e condivisione di documenti.
E’ l’ambiente di riferimento per l’interazione operativa fra gli utilizzatori del servizio.
Permette di allocare, per ciascuno dei Clienti dello Studio, aree riservate dedicate alla gestione, condivisione e scambio di documenti, sostituendo con un unico canale di trasmissione sicuro e qualificato le modalità tradizionalmente utilizzate (mail , PEC, SMS, WhatsApp, ecc .. ).
I documenti contenuti nelle specifiche aree sono accessibili sia dallo Studio, che quindi ha visibilità su tutti i documenti dei Clienti, sia dal Cliente finale, che ovviamente ha visibilità solo sui documenti propri.
Il servizio prevede, per ogni Cliente finale, l’utilizzo delle seguenti aree:
- cartelle in sola lettura, organizzate nell’albero: Conservazione > Anno > Tipo Documento dedicate alla consultazione ed alla condivisione di documenti da sottoporre al processo di Conservazione a norma.
- Il caricamento dei documenti in questa struttura avviene, da parte di personale dello Studio, attraverso una specifica funzionalità applicativa che rende l’operazione estremamente intuitiva, semplice e veloce;
- cartelle in lettura / scrittura dedicate allo scambio documenti Studio – Cliente finale, accessibili sia al personale di Studio sia al personale del Cliente;
- cartelle in lettura / scrittura ad accesso ristretto (es. solo al Titolare dello Studio ed al Titolare dell’azienda Cliente), dedicate allo scambio di documenti riservati;
- cartelle in lettura / scrittura liberamente definibili dallo Studio.
Il sistema fornisce ai vari utenti le funzionalità più avanzate nell’ambito della gestione documentale, quali ad esempio: gestione di Work Flow, ricerca ‘full text’ sul contenuto dei documenti caricati, ricerca per i metadati caratteristici della classificazione dei documenti fiscalmente rilevanti, sofisticata definizione dei diritti di accesso e dei criteri di visibilità delle cartelle / documenti, notifiche parametrizzabili, log delle attività (anche di sola visualizzazione) svolte dagli utenti, preview per documenti formati negli standard più diffusi (MS Office, Open Documents, PDF, ecc .. ) e moltissime altre.
